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Papierstau beim Rechnungsdruck

Wer kennt das nicht, beim Druck von hunderten von Rechnungen hat der Drucker plötzlich mittendrin einen Papierstau. Nachdem das Problem beseitigt wurde, druckt der Drucker nach dem Einschalten an irgendeiner Stelle weiter die Rechnungen aus, da das VS/4 die Rechnungen einzeln an den Windows-Druckspool übergibt. Man weiß jetzt nicht sicher, ob alle Rechnungen gedruckt wurden, zumal die Rechnungen je nach Kommissionierart nach Lager-Logik sortiert sind und nicht nach Rechnungs-Nummer.

Mit dem folgenden Lösungsvorschlag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie in diesem Fall vorgehen können:

  • Zuerst suchen Sie die letzte Rechnung "vor" dem Druckproblem und die erste, die "nach" der Problembeseitigung gedruckt wurde.
  • Aktivieren Sie im Formular-Druckmanager den Parameter "Formulare einzeln auswählen/drucken".
  • Markieren Sie nun den Druckstapel der Fakturierung bzw. der Rechnungsart. Hierdurch wird das Feld "Ab Formularnummer" aktiviert.
  • Geben Sie in dieses Feld die Nummer der letzten Rechnung ein, die vor dem Problem noch richtig gedruckt wurde und betätigen den Button [Als nicht gedruckt markieren]. Da das VS/4 alles an den Drucker übergeben hat, sind die Rechnungen als "gedruckt" markiert.
  • Geben Sie anschließend in das Feld die Nummer der Rechnung ein, die nach der Problembeseitigung richtig gedruckt wurde und betätigen den Button [Als gedruckt markieren].
  • Sind nicht so viele Rechnungen in einem Druckstapel enthalten, können alternativ die entsprechenden Rechnungen einzeln ausgewählt und "als nicht gedruckt" markiert werden.

Resultat: Alle Rechnungen zwischen den beiden eingegebenen Rechnungsnummern (nach der physischen Druckreihenfolge des Stapels) sind als ungedruckt markiert und können somit erneut gedruckt werden. Zur Kontrolle wird die letzte Rechnung vor dem Problem und die erste Rechnung nach dem Problem nochmals gedruckt, welche beide Datenschutzkonform vernichtet werden können.

Durch dieses Vorgehen muss nicht nochmals der gesamte Druckstapel erneut gedruckt werden, was nicht nur die Umwelt, sondern auch den Geldbeutel schont, da weniger Briefpapier bzw. Druckertoner verbraucht werden muss.

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