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Optima Versand entscheidet sich für das D&G-Versandhaus-System VS/4

Die Optima Versand GmbH betreibt seit 1998 mehrere Versandhandelsgeschäfte in den Bereichen Home & Living, Fitness und Nahrungsergänzung. Kern des Frankfurter Unternehmens ist die Marke sine tempore, die ein breites Sortiment aus hochwertigen Wohnaccessoires, Heimtextilien und Dekorationen im mediterranen Stil umfasst. Die Abwicklung der über Katalog und Onlineshop generierten Bestellungen erfolgte bislang über eine Software auf AS/400-Basis. Hohe Aufwände bei der Entwicklung neuer Features sowie der Anbindung von Shopsystemen oder gängigen Payment-Providern standen dem weiteren Wachstum von Optima Versand jedoch im Weg. Hinzu kam die zeitintensive Adminstration der Lösung. Der Versandhändler entschied sich deshalb für die Einführung einer neuen Warenwirtschaft.

Langfristige Lösung gesucht
Bei der Recherche stand für Frederik Palm, geschäftsführender Gesellschafter bei Optima Versand, die Skalierbarkeit der Lösung im Vordergrund. "Eine Systemumstellung bedeutet für einen kleinen Mittelständler wie uns eine große Investition", erklärt Palm. "Wir wollten deshalb eine flexible Lösung, die mit uns wächst und uns langfristig begleitet." Neben sine tempore sollte auch das zweite Standbein VSV über das neue System abgewickelt werden. VSV vertreibt Nahrungsergänzungsmittel hauptsächlich im Abo-Modell und stellt damit zusätzliche Anforderungen an eine Warenwirtschaft. Vom Systemwechsel versprach sich der Händler außerdem eine optimierte Bestellabwicklung durch die Anbindung des vorhandenen OXID-Shops. "Wir wollten zudem die IT-Verantwortung möglichst komplett abgeben, um so mehr Ressourcen für unser Kerngeschäft - den Versandhandel - zu schaffen", so Palm weiter. Nachdem verschiedene Anbieter auf Herz und Nieren geprüft wurden, entschied sich Optima Versand für das D&G-Versandhaus-System VS/4. Die Warenwirtschaft der D&G-Software GmbH überzeugte sowohl mit umfangreichen Standardfunktionen als auch flexiblen Anpassungsmöglichkeiten an die individuellen Anforderungen von Optima Versand. Als Multichannel-Lösung verfügt das VS/4 zudem über offene Schnittstellen zur nahtlosen Anbindung weiterer Systeme und Vertriebskanäle. "Dass viele Anwender das VS/4 bereits seit Jahrzehnten erfolgreich einsetzen, war ein weiteres wichtiges Indiz für die zukunftsfähigkeit des Systems", ergänzt Palm.

Gründliche Vorarbeit
Dem Wechsel der Warenwirtschaft ging eine genaue Analyse der bestehenden Abläufe voraus. "Auf Basis dieser Analyse erstellen wir bei jeder Systemumstellung einen umfangreichen Rollout-Plan, der alle Schritte bis zum Go-Live dokumentiert", erklärt Andreas Brenk, Geschäftsführer der D&G-Software GmbH, die Vorgehensweise. Der Rollout-Plan berücksichtigt nicht nur die To Dos für den Kunden und den Softwarehersteller selbst, sondern auch Anforderungen von Drittanbietern. "Ist beispielsweise wie bei Optima Versand eine DV-Freimachung gewünscht, muss für die Freigabe durch die Post eine Bearbeitungszeit von 6 Wochen eingeplant werden", so Brenk. Nur durch eine sorgfältige Planung unter Berücksichtigung aller relevanten Aspekte kann eine reibungslose Einführung gewährleistet werden. Im Falle von Optima Versand erfolgte diese in nur knapp 8 Wochen ab Auftragserteilung.

Komplexe Datenübernahme
Eine besondere Herausforderung war die komplexe und umfangreiche Datenübernahme aus dem Altsystem. "In den meisten Fällen gibt es bei einer Datenmigration keine umfassende Dokumentation des Altsystems", erklärt Brenk. So auch bei Optima Versand. In Abstimmung mit dem Kunden analysierte D&GSoftware daher zunächst, welche Daten das Altsystem liefert und ob diese mit zusätzlichen Informationen angereichert oder bereinigt werden müssen. "Gerade wenn ein Versender bereits seit Jahrzehnten tätig ist und mit einer über die Jahre gewachsenen Systemumgebung arbeitet, ist eine Bereinigung der Daten bei der Migration in der Regel unbedingt erforderlich", so Brenk weiter. Im Falle von Optima Versand mussten nicht nur weit über eine Million Adressen und rund 50.000 Produkte geprüft und übernommen, sondern auch mehrere Mandanten mit teilweise überschneidenden Nummernkreisen zusammengeführt werden. Die Daten wurden so aufbereitet, dass den Mitarbeitern von Optima Versand auch nach der Umstellung sämtliche Informationen für einen perfekten Service zur Verfügung standen. Auch die Abo-Lieferungen für die Nahrungsergänzungsmittel von VSV wurden trotz der Systemwechsels pünktlich vom VS/4 fortgeführt.

Offene Schnittstellen
Ein weiterer wichtiger Punkt der Rollout-Plans war die Anbindung des Onlineshops www.sinetempore.de. Da seitens des VS/4 bereits eine Schnittstelle zum eingesetzten OXID-Shopsystem besteht, konnte der Shop problemlos mit der Warenwirtschaft verknüpft werden. Optima profitiert nun von einem automatisierten Austausch der Artikel- und Adressstammdaten zwischen Shop und Warenwirtschaft, was den Onlinehandel deutlich vereinfacht. Auch das externe Lager des Versandhändlers konnte dank der offenen Systemarchitektur des VS/4 nahtlos angebunden werden.

Warenwirtschaft in der Cloud
Um künftig weniger Ressourcen für die Administration der erforderlichen Hardware aufwenden zu müssen, sollte die neue Warenwirtschaft in einer Cloud betrieben werden. Optima suchte deshalb im Rahmen einer Ausschreibung nach einer geeigneten Lösung für das Outsourcing der IT. Das Rennen machte die bluvo AG. Als Teil des D&G-Kooperationsnetzwerkes bietet das ITSystemhaus Anwendern des VS/4 die Möglichkeit, das System in einer leistungsfähigen und sicheren Private-Cloud zu hosten. "bluvo konnte mit einem umfangreichen Service-Paket zu kalkulierbaren Kosten punkten", fasst Palm die Entscheidung zusammen. Durch die Partnerschaft zwischen bluvo und D&G-Software profitiert der Händler von einer eingespielten Zusammenarbeit der beiden Dienstleister.

Fazit
Zwei Monate nach dem Start der neuen Lösung zieht Optima ein durchweg positives Fazit. Die Mitarbeiter konnten sich nicht zuletzt durch die moderne, benutzerfreundliche Oberfläche schnell für das neue Warenwirtschaftssystem begeistern und gerade im administrativen Bereich ist bereits eine deutliche Entlastung spürbar. "Wir haben D&G-Software über den gesamten Projektverlauf und insbesondere in der heißen Phase der Umstellung als professionellen und kompetenten Partner erlebt. Anders wäre ein Projekt dieser Größe in so kurzer Zeit auch nicht umsetzbar gewesen", resümiert Palm die Einführung der neuen Warenwirtschaft. "Wir sind uns sicher mit dem VS/4 eine Lösung gefunden zu haben, die langfristig zum Erfolg unseres Geschäfts beitragen wird."

Die Erfolgsgeschichte können Sie hier als PDF downloaden.

Bildquelle: www.sinetempore.de


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