IT im Versandhandel:
Die erfolgreiche Anwendungs-Migration
Kosten der Systemlösung
Bleiben wir doch gleich bei den Kosten: Die Anschaffungskosten von Neu-Systemen sind nur ein Teil der Wahrheit. Denken Sie auch an die Ersparnisse, die sich aus der Wahl des Systems ergeben:
- Wie hoch sind die Wartungskosten und was bekomme ich dafür?
- Was für Kunden nutzen dieselbe Software, profitiere ich dadurch von kostenlosen Weiterentwicklungen?
- Welche bestehenden Prozesse kann ich durch das neue System kostengünstig auslagern oder gar abschaffen?
Letztendlich gilt: Eine gute IT-Lösung ist auch gleichzeitig ein hochwirksames Rationalisierungsinstrument.
Kooperationsnetzwerk des Anbieters
Es gibt keinen Anbieter von Versandhandels-Software, der wirklich jeden erweiterten Prozess (gut) beherrscht. Zu vielfältig und dynamisch sind der Softwaremarkt und der Wunsch nach immer neuen Funktionalitäten. Gerade deshalb ist es wichtig, das Kooperationsnetzwerk des Anbieters einmal genauer zu betrachten, damit nicht bei jeder Innovation die Kernprozesse angepasst oder ausgetauscht und dennoch innovative Änderungen oder Erweiterungen genutzt werden können.
- Werden Zukunftstechnologien durch externe Partner angeboten?
- Sind die externen Lösungen bereits etabliert oder laufen Sie Gefahr, Pilotkunde für solche Applikationen zu werden?
- Gibt es vielfältige Integrationsmöglichkeiten (offene Schnittstellen?)
Architektur – Schön, sicher und stabil?
Es klingt so banal und ist doch so wichtig: Die Stabilität und Sicherheit des Kernsystems und der externen Prozesse sind das A und O einer jeden IT-Lösung. Gleichzeitig sollen vorhandene Systeme unternehmensweit in die zukünftige IT-Strategie integriert werden. Auch dabei gilt es, den Anforderungen moderner Systemarchitekturen und Zukunftssicherheit der Lösungen Rechnung zu tragen, ohne die Stabilität zu vernachlässigen. Lassen Sie sich deshalb genau vom System-Anbieter erklären, was die Vor- und Nachteile seiner Plattform sind, nicht immer hält die Optik das, was Sie an Stabilität und Geschwindigkeit erwarten.
Betreuung und After-Sales
Die Betreuung durch den Anbieter auch nach der Inbetriebnahme ist ebenfalls ein entscheidendes Kriterium. Welche Möglichkeiten haben Sie, um auch bei anderen Fragen mit dem Anbieter in Kontakt zu treten? Ist der Kundenbetreuer, der mein System installiert hat, auch der Kundenbetreuer, der mich später unterstützt? Bekomme ich auch Ideen und Hinweise über Funktionen oder Prozesse, die ich bislang noch nicht einsetze oder kenne?
Bestehende Anwender der Software
Auch wenn es keine Garantien im Leben gibt: Ein wichtiges Instrument für die Arbeitsweise eines jeden Dienstleister ist die Kundenzufriedenheit: Befragen Sie deshalb langjährige Kunden des Anbieters - sie werden Ihnen schon sagen, wieso und warum sie diese Entscheidung getroffen haben.
Die Anwendungs-Migration
Bei einer Migration wird massiv in die laufenden Prozesse eingegriffen und die bisherige Erfahrung zeigt, dass Unternehmen den Prozess der Migration häufig unterschätzen und den dann daraus resultierenden Zeitverzug und die höheren Kosten in keiner Planung berücksichtigt haben.
Pakete, die nicht verschickt werden können, Kataloge, die nicht produziert und Debitoren, die nicht gemahnt werden, sind nur einige der möglichen Konsequenzen.
Die Probleme bei einer Migration können vielfältig sein: Altdaten, die fehlerhaft oder gar korrupt sind; vom Wunsch abweichende Funktionalitäten; hoher, nachträglicher Programmieraufwand; unterschiedliche Sichtweisen der Prioritäten oder auch der hohe Aufwand, der für die Einrichtung, Umstellung oder Mitarbeiterschulung anfällt, sind dabei immer wieder zu nennen.
Zugleich erfolgt die Ablösung von dem Alt-System in der Regel nicht in einem Zug. Das bedeutet, dass Daten in zwei oder mehreren Systemen für einen gewissen Zeitraum parallel vorgehalten werden müssen, die vorhandene Hardware oder auch bestehende Wartungsverträge aber nicht auf diese Doppelkonstellation ausgerichtet sind.
Wer im Vorfeld nicht genau auf diese „Soft-Facts vorbereitet wurde, seine Mannschaft auf diese Aufgaben eingeschworen und eingeplant hat, erlebt spätestens an dieser Stelle nicht selten sein persönliches Armageddon.
Es ist nicht die Kernkompetenz eines Versenders, IT-Projekte durchzuführen, genauso wenig, wie ein Systemanbieter DOB verschickt oder Katalogtexte schreibt. Es muss deshalb die Kernaufgabe und auch das Interesse des Softwarehauses sein, den späteren Anwender so zu beraten und zu unterstützen, dass die Anwendungs-Migration möglichst reibungslos erfolgt. Ein Systemanbieter darf sich bei diesem Prozess nicht als „IT-Guru“ profilieren, sondern muss seinem Kunden einfache, eindeutige, klar definierte und strukturierte Anweisungen geben, ohne ihn dabei zu verwirren.
Fahrplan einer Umstellung:
Wie komme ich sicher von System A nach B?
Vorbesprechung mit Ihren Fachabteilungen zum Durchleuchten der unternehmenskritischen Prozesse
Besprechen Sie sich im Vorfeld oft – und in aller Deutlichkeit, damit die wirklich wichtigen Arbeitsschritte, Bereiche, Aufgaben und Personenkreise identifiziert werden, die wann, wie und wo von der Umstellung betroffen sind.
Vorbereitung ihrer Mitarbeiter auf die Umstellung
Unterschätzen Sie die emotionale Abwehr gegenüber Neuem nicht. Es wäre nicht das erste Projekt, das durch mangelnde Akzeptanz oder Misstrauen gekippt wurde – teilweise noch bevor es überhaupt eingeführt wurde.
Ausarbeitung des zeitlichen Rahmens mit ausreichend Puffer
Sehr häufig liegt der Teufel im Detail, die sich aus den Unterschieden der von Anwendern erstellten Feinkonzepte zur Umsetzung und deren Realisierung und Umsetzung durch IT-Mitarbeiter ergeben. Zeitliche Abstände zwischen Erstellung von Vorgaben und deren Realisierungen erschweren zusätzlich den gesamten Prozess einer Migration.
Festlegen der Meilensteine
Erarbeiten Sie realistische und detaillierte Meilensteine, wie z.B. Hardwareinbetriebnahme oder -Neuanschaffung, Daten-Erfassungs-Stopp, Konvertierungsbeginn, Formularabnahme und Systeminbetriebnahme. Passen Sie die Meilensteine unbedingt möglichen, veränderten Bedingungen an.
- Ständiger Informationsfluss über den Projektverlauf
Zum frühzeitigen Feststellen von projektkritischen oder projektgefährdeten Situationen ist eine ständige und offene Informationspolitik mit allen Beteiligten zwingend notwendig. Das gilt insbesondere für Ihren System-Anbieter, der auch Sie permanent über den aktuellen Status unterrichten muss. Kein Zeichen ist kein gutes Zeichen.
- Analyse der Daten
Neben einer ausreichenden Analyse der Daten der abgebenden Systeme sind insbesondere die Prozesse der Überführung und die Datenverteilung auf die Zielsysteme eine der wichtigsten Aufgaben bei der Migration. Immerhin reden wir hier über Ihre Stammdaten, die sicher von A nach B gelangen sollen.
- Datenübernahme aus Altsystemen
Eine sorgfältige Analyse der Daten auf Ihre Beschaffenheit, Ihre Größe und ihre Bestimmung im neuen System macht die anschließende Datenübernahme fast zum Kinderspiel – aber nur unter der Vorraussetzung, dass Anbieter und Versandhändler Hand-in-Hand arbeiten und die Ergebnisse wieder und wieder kontrolliert werden.
- Steuerrechtliche Auswirkungen einer Datenmigration
Beziehen Sie Ihren Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater frühzeitig in die Umstellung ein und lassen Sie mögliche Aufbewahrungspflichten, zeitliche Befristungen oder Änderungen innerhalb eines Geschäftsjahres prüfen. Aber auch den Verzicht auf bestimmte historische Daten oder Umstellungen der Kundennummern oder Rechnungsnummernkreise können steuerrechtliche Auswirkungen bei einer Daten- oder Anwendungs-Migration haben.
- Abschlussarbeiten
Planen Sie sich Zeit und besonders Ressourcen für Abschlussarbeiten ein – die Details, die hier auch bei sorgfältigster Vorplanung noch anfallen, werden Ihr Haus noch einige Zeit beschäftigen, auch wenn die Hauptarbeit geschafft wurde. Nehmen Sie sich auch die Zeit für eine Nachbesprechung mit allen Beteiligten, die gesammelten Erfahrungen aus einer Umstellung können auch für andere Projekte hilfreich sein.
10. Loslassen können…
„Früher war alles besser….“ oder „Wir haben das schon immer so gemacht und nun geht das nicht mehr….“ sind wahrscheinlich die häufigsten Aussagen, die nach einer Migration von Ihren Mitarbeitern geäußert werden. Nehmen Sie deshalb etwas Abstand und lernen Sie zuerst mit dem neuen System zu arbeiten. Auch Ihre Mitarbeiter werden feststellen, dass sich auch bestehende Prozesse anpassen lassen und keineswegs ein Dogma darstellen. Immerhin haben Sie sich aus gutem Grund für eine neue Software entschieden.
Beim Lesen soll nicht der Eindruck entstehen, dass jede Anwendungs-Migration automatisch zum Scheitern verurteilt ist. Keineswegs. Es gibt Spezialisten, die eine langjährige Erfahrung mit solchen Migrationsprojekten nachweisen können und Sie sicher durch diesen Prozess begleiten werden. Eine sorgfältige Vorarbeit, Erfahrung und die ehrliche und offene Kommunikation Ihres Systemanbieters sind der Schlüssel für eine erfolgreiche Umsetzung und Sie können sich wieder auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: Ihre Kunden.