Optimierung der anderen Art
Im Zuge der letzten Finanz- und Wirtschaftskrise nahm die Optimierung in vielen Unternehmen notwendige, aber in Teilen auch extreme Formen an.
Prozesse wurden angepasst, Kapazitäten zurückgefahren, Personal wurde frei- und Investitionen zurückgestellt. Das alles war rückblickend sicherlich vielerorts notwendig um größeren Schaden abzuwenden und so mancher Unternehmer wurde für seine Konsequenz und Kompromisslosigkeit gelobt. Inzwischen hat die Krise hoffentlich - oder auch vielleicht - ihren Zenit überschritten und die Konjunktur zieht wieder (sprunghaft) an. Insbesondere der Handel hat sich bekanntermaßen während der Krise gut gehalten und sich danach noch besser weiterentwickelt. Trotzdem scheint der Sparzwang weiterhin stark ausgeprägt - nur eben nicht beim Kunden, sondern bei den Unternehmen.
Dabei geht es weniger um die Erhöhung von Löhnen, Ausschüttung von Prämien oder den Neubau von Firmengebäuden, sondern vielmehr um die eingesetzte Hard- und Software, die den Alltag so mancher Erfassungs- oder Logistikkraft begleitet. Während Internet-Shops auf die Anwendung von Tablet-PCs getrimmt werden und aufwändige Facebook- und Twitter-Konzepte Einzug halten, beginnen nicht wenige Anwender ihren Büroalltag damit, den eigenen PC zuerst sieben Minuten hochfahren lassen zu müssen. Die einzige Rechtfertigung liegt darin, dass die morgendliche Tasse Kaffee in der Zwischenzeit geholt werden kann, ohne noch weitere wertvolle Arbeitszeit zu verschenken. Dass auf dem PC selber nur eine Office-Version von 1997 läuft, kann ja noch mit einem Schmunzeln hingenommen werden, denn Konvertierungsfunktionen zu neueren Versionen - fast 13 Jahre liegen dazwischen - ermöglichen immerhin das Öffnen von externen Anhängen. Was aber schon an die Grenze der Fahrlässigkeit stößt, ist die Tatsache, dass vielerorts der Serverraum noch immer nicht klimatisiert ist. Dafür wird dann das Fenster geöffnet, was vielleicht gut für die Belüftung, jedoch weniger gut für die Sicherheit ist.
Auch soll es nicht wenige Unternehmen geben, die sich über den Sinn einer unterbrechungsfreien Stromversorgung (USV) Gedanken gemacht haben - und zwar schon bevor das aktuelle Atom-Moratorium in Kraft getreten ist.
Wenn dann auch noch freier Speicher auf den Festplatten so rar ist, wie die aktuellen Sparbuchzinsen, muss man sich nicht wundern, wenn die Folgekosten dieses vermeintlichen Investitionsaufschubes quasi schon an die Eingangstür geklopft haben.
Ausfälle, oder schlimmer noch Abstürze von Hard- und Software, sind leider keine Seltenheit und können auch trotz sorgfältigster Softwareentwicklung niemals vollständig ausgeschlossen werden. In der Regel können und werden sie zeitnah wieder korrigiert bzw. repariert. Moderne Restore- bzw. Backup-Systeme helfen, den Datenbestand wieder herzustellen. Aber auch hier zeigt sich leider in der Praxis, dass trotz inzwischen geringer Kosten für solche Systeme und der hochautomatisierten Prozesse, ein Restore nicht immer möglich ist. Gründe dafür gibt es viele: Die benötigte Datensicherungskassette ist nicht vorhanden, die Sicherung wurde nicht durchgeführt oder ist im Gebäude verblieben, wo sie bei dem Wassereinbruch ebenfalls beschädigt wurde...
Das ist ein Spiel mit dem Feuer und kann zu einem langfristigen oder permanenten Ausfall einzelner Abteilungen oder des ganzen Unternehmens führen. Eine Rechtfertigung für die laxe Handhabung solcher (über)lebensfähigen Prozesse kann es jedoch nicht geben.
Permanente Prozessanpassungen im großen Stil sind notwendig und sorgen neben der Ertragssicherheit auch dafür, unternehmerische Chancen zu verwirklichen. Dabei dürfen jedoch die Optimierungen im täglichen Ablauf nicht vergessen werden, auch wenn sie sicherlich nicht das plakative Sparpotential besitzen, wie z.B. das Einfrieren einer Erneuerung des Unternehmensfuhrparks.
Das Potential für Investitionen in professionelle Hard- und Software ist aber ungleich höher zu gewichten. Denn kaum ein Kunde zeigt heute noch Verständnis, wenn sich seine Bestellung durch einen Serverausfall um Tage verzögert.
Daneben gibt es aber auch eine Unzahl kleinerer Optimierungen wie z.B., dass beim Rechnungsdruck weniger auf die Tonerkosten als auf z.B. seine Druckgeschwindigkeit geschaut wird.
24 Seiten Auswurf pro Minute auf den Arbeitstag, die Woche und das Jahr gerechnet, entschärfen so manche Spitze im Versand, wenn der alte Drucker nur ein Drittel oder noch weniger an Formularen schafft. Und auch die durchschnittliche Gesprächszeit am Telefon kann sicherlich nach unten korrigiert werden, wenn auf einem Uralt-PC zwar die neueste Warenwirtschaft gefahren wird, dieser dank 512 MB RAM und einer einfachen Celeron-CPU aber wegen Auslastungsmüdigkeit kaum reagiert.
Natürlich darf bei all diesen Überlegungen nicht vergessen werden, dass neben den Anschaffungskosten auch die Abschreibung zu beachten ist. Hard- und Software verliert zwar in Anbetracht der allgegenwärtigen Innovationsprozesse schon beim Kauf die Hälfte ihres Anschaffungswertes. Leider spiegelt sich diese Erkenntnis nicht in den Abschreibungsbeträgen oder ROI-Berechnungen wieder. Um dieses Ungleichgewicht zu mildern, bleibt nur die Erkenntnis, dass ein vermeintlich teuerer Kauf am Anfang der Investitionsplanung am Ende der wahrscheinlich bessere Kauf ist.
Dennoch darf auch nun der Einsatzzweck für die Betriebsmittelausstattung nicht völlig außer acht gelassen werden:
Nicht jeder Anwender benötigt einen hochgezüchteten Quad-Core-Prozessor und 3.000 Euro PC, wenn weiterhin nur einfache Aufgaben erledigt werden. Und als Server muss auch kein „Cray Jaguar“ fungieren (auch wenn der Gedanke verlockend erscheint). Es gilt, Hard und Software immer auf die notwendigen Aufgaben abzustimmen, dabei aber nicht aus den Augen verlieren, dass sich Anforderungen im Laufe der Zeit ändern können und werden. Dann aber darf die Aufrüstung von CPU, Festplattenkapazität und Hauptspeicher insbesondere in Anbetracht der immer günstigeren Anschaffungskosten nicht zu lange auf dem Prüfstand stehen.
Eine wichtige Adresse für die Spezifikation und Anforderungskontrolle ist dabei der Hersteller der eingesetzten Warenwirtschaft. Verantwortungsvolle Software-Unternehmen berücksichtigen bei ihrer Entwicklung immer den aktuellen Entwicklungsstand von Peripherie, Betriebssystem und Hardware und sind bei der Auswahl oder Überprüfung – nicht zuletzt aus Eigeninteresse – gerne behilflich. Denn was nützt die cleverste Anwendung, wenn sie nicht eingesetzt werden kann, ohne bestehende Sicherheitskonzepte zu verletzen oder mit übertriebenen und kostenträchtigen Hardwareanforderungen einher zu gehen. Bei der Wahl einer Unternehmensplattform sollte also darauf geachtet werden, mit welcher Technologie das einzusetzende System läuft und in welchen Update-Zyklen gearbeitet wird. Sofern es darauf hinausläuft, dass sich die Anforderungen an die einzusetzende Hardware in zu kurzen Abständen verschieben, ist der Versender letztendlich der Dumme.