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Optimierungspotenziale in der Krise nutzen
Glücklicherweise hat sich vor allem der private Konsum in den letzten Monaten als erstaunlich stabil erwiesen – dank niedriger Inflation und staatlicher Kaufanreize wie der Abwrackprämie oder den Steuer- und Abgabensenkungen sind die Deutschen in bester Kauflaune. Die Frage ist, ob das konjunkturelle Tief überbrückt werden kann oder ob der private Konsum doch noch einbricht. Gut beraten sind auf jeden Fall die Versender, die einen Plan B entwickeln, um im Falle sinkender Umsätze Optimierungspotenziale zur Kostensenkung nutzen zu können.
Nicht nur in Krisenzeiten, aber vor allem dann, ist es für Unternehmen wichtiger denn je, die eigenen Abwicklungsprozesse möglichst effizient zu gestalten. Am Ende der Rezession helfen entsprechende Maßnahmen außerdem, Wachstum zu realisieren ohne sofort den Personalstamm erhöhen zu müssen. Das D&G-Versandhaus-System VS/4 bietet hierzu für viele Unternehmensbereiche passende Werkzeuge, um Zeit und Kosten zu sparen. Von der Bestellannahme bis zur Unterstützung des Online-Geschäftes reicht das Spektrum.
Auftragserfassung und Kundenservice
Die Personalkosten sind bei den meisten Versendern ein immenser Kostenblock: Über die D&G-Call-Center-Anbindung lässt sich problemlos ein externes Call-Center zuschalten, um entweder die komplette Auftragsannahme zu übernehmen oder um im Überlauf Spitzen abzudecken. So kann das eigene teure Personal beispielsweise für Nachfassaktionen oder Beratungsgespräche eingesetzt werden. Gleiches gilt für die Erfassung von Bestellkarten – die D&G-Beleglesung vereinfacht die Verarbeitung schriftlicher Bestellungen enorm: durch Scannen, Schrifterkennung und Import der Aufträge wird die Abwicklung weitestgehend automatisiert. Statt einer aufwändigen manuellen Bonitätsprüfung oder Lieferungen ganz ohne einen solchen Check, ist eine Prüfung der Kundenadressen und -bonität über eine Schnittstelle wie beispielsweise zu arvato infoscore empfehlenswert. Dies kann entweder direkt aus dem Internet-Shop über eine Online-Schnittstelle oder aber aus dem VS/4 heraus erfolgen.
Buchhaltung
Zeit für‘s Suchen und Platz für die Ablage spart eine elektronische Archivierung steuerlich relevanter Daten. Mit der D&G-Archivierung werden die GDPdU-Anforderungen der Finanzbehörden abgedeckt und eine Ausgabe im gern gesehenen IDEA-Format erstellt. Der Vorteil für Versender: der Prüfer freut sich bei einer solchen Aufbereitung der Unterlagen…
Anstelle einer manuellen Übergabe an die Finanzbuchhaltung bietet D&G mit der Fibu-Schnittstelle standardisierte Übergaben an die Software von KHK oder DATEV an. Viel Zeit beansprucht jedoch auch das Buchen der Zahlungseingänge vom Kontoauszug, dabei lässt sich dieser Arbeitsschritt ebenfalls stark vereinfachen: durch den Einsatz von Zahlungseingangs-Schnittstellen, mit denen Überweisungen oder Zahlungen über Paypal, sofortüberweisung. de etc. automatisiert zugeordnet und verbucht werden können.
Auch eine Rücklastschrift verursacht normalerweise jede Menge manuellen Aufwand. Um diesen zu verringern gibt es im VS/4 eine einlesende Schnittstelle für Rücklastschriften mit anschließender maschineller Verbuchung. Die entstehenden Gebühren können automatisch als Offener Posten auf das Kundenkonto gebucht werden.
Artikelverwaltung
Zur zeitsparenden Anlage von Artikelstammdaten bietet das VS/4 eine Schnittstelle, über die die Artikeldaten automatisiert im- und exportiert werden können. Die manuelle Anlage wird durch eine Schnellerfassungsmaske unterstützt, bei der alle wesentlichen Daten auf einer gemeinsamen Bildschirmseite eingetragen werden können. Darüber hinaus ist der Artikelstamm mit intelligenten Duplizierfunktionen schnell aufgebaut. Versender, die Printkataloge erstellen, kennen das Problem: Daten müssen in verschiedenen Systemen gepflegt, verwaltet und für den Katalog zeitintensiv zusammengetragen und aufbereitet werden. Hier verspricht der D&G-Katalog-Designer Erleichterung, indem die Artikelstammdaten in eine medienneutrale Datenbank ausgegeben werden. Von dort aus können sie direkt zur Katalogerstellung in Adobe InDesign oder QuarkXPress übergeben werden – ohne Verluste durch Medienbrüche.
Lager
In der Kommissionierung steckt besonders viel Einsparpotenzial, vor allem, wenn bislang mit Einzelrechnungen gepickt wird. Hier gibt es verschiedene alternative Kommissionierkonzepte wie beispielsweise die Wagen-Wannen-Kommissionierung, mit der einige Unternehmen, die das D&G-Versandhaus-System VS/4 im Einsatz haben, ihre Produktivität bis zu 50 Prozent steigern konnten. Einen weiteren Ansatzpunkt bietet die D&G-Endkontrolle, mit der die Pakete vor dem Versand scannergestützt auf Vollständigkeit geprüft werden, was die Fehler- und Retourenquote nachhaltig senkt. Damit entfällt das personalintensive Durchsehen und Abhaken der Bestellpositionen, wodurch diese Kapazitäten anderweitig eingesetzt werden können. Last but not least sollte auch die Retourenbehandlung so effizient wie möglich gestaltet werden. Hier sorgt eine scannergestützte Erfassung dafür, dass der Aufwand erheblich verringert wird. Natürlich werden die für die Wiedereinlagerung wichtigen Etiketten automatisch erzeugt.
Internet, eBay, Amazon & Co.
Mit dem VS/4 lassen sich zudem hochintegrierte Anbindungen zum D&G-Internet-Shop aus dem Hause Websale oder auch Schnittstellen zu Oxid oder XT-Commerce realisieren. Je höher dabei die Integrationsstufe gewählt wird, desto weniger Zeitaufwand entsteht bei der Pflege des Internet-Shops und bei der Verarbeitung der über diesen Weg hereinkommenden Aufträge. Das Einstellen von Angeboten und Auktionen bei Amazon und eBay ist ein wahrer Zeitfresser – es sei denn, der Vorgang ist mit wenigen Mausklicks direkt aus der Warenwirtschaft heraus realisierbar. Hier unterstützt das VS/4 eine Anbindung an Speed4Trade, die wiederum die Daten zu eBay und Amazon weiterleiten. Viele Preisportale wie yatego, billiger.de, günstiger.de etc. sind von dem D&G-Kooperationspartner Websale angebunden, ohne dass zusätzlicher manueller Aufwand entsteht – wohl aber zusätzlicher Umsatz. Dies sind nur einige Beispiele, wie Versender mit dem D&G-Versandhaus-System VS/4 ihre Abläufe optimieren können, in der Praxis ergeben sich hier noch weitaus mehr Möglichkeiten.